تعریف انبار

انبار محل یا فضائی است که اقلام مورد نیاز بر اساس یک نظام طبقه‌بندی صحیح و به‌طور مناسب نگهداری می‌شود. این محل ممکن است سرپوشیده، محوطه سرباز، زیر زمین یا حتی داخل یک دستگاه (همانند یخچال‌های صنعتی که داخل آن مواد غذایی و فاسدشدنی نگهداری می‌شود) باشد.

اولین مرحله برای ایجاد انبار در نرم افزار سپیدز باید کالای خام خود را تعریف کنیم :

تعریف کالایی خام:
کالای خام یا مواد اولیه به کالایی اطلاق می شود که بطور مستقیم و یا غیر مستقیم در تولید منوی غذای یاستفاده می گردد.با گروه بندی و تعریف استاندارد کالاهای خام ، امکان ثبت خریدها ، کنترل موجودی انبار ، به راحتی میسر می گردد.گزارشات متعددی برای مشاهده موجودی و مغایرت های انبار وجود دارد
که برای مدیریت ، امکان کنترل خط مصرف و تغییر سیاست در بهای تمام شده را فراهم می سازد.

همانطور که مشاهده می نمایید این منو دارای دو گزینه می باشد ؛ انواع کالای خام ، کد کالای خام .

انواع کالای خام :

این قسمت مربوط به گروه های کالاهای خام شما می باشد .

همانطور که مشاهده می نمایید این صفحه از 3 بخش اصلی تشکیل شده است ؛

*1) جستجو – 2) لیست انواع کالای خام – 3) کلیدهای کاربردی پنجره
1) جستجو : در این بخش می توانید بر اساس نام یا نوع کالا جستجو کنید .
2) لیست انواع کالای خام : شما می توانید لیست انواع کالای خام خود را که در نرم افزار وارد کرده اید رامشاهده نمایید .
3) کلیدهای کاربردی پنجره : شامل کلیدهای ایجاد ، ویرایش ، چاپ ، حذف و خروج می باشد .

ایجاد : برای ثبت نوع کالایی جدید در نرم افزار باید از کلید ایجاد استفاده کنید و به نوع کالایی خود کد جدیداختصاص دهید .

همانطور که مشاهده می نمایید در این صفحه فیلدهای ستاره دار باید پر شوند.فیلدکادر که بطورخودکار پرمی شود و در فیلد نوع کالای خام، نام گروه کالایی خود را مانند پروتیین ، نوشیدنی و … را وارد کنید . در آخر برای ثبت اطلاعاتی که وارد کرده اید پذیرش ودر غیر اینصورت انصراف را انتخاب نمایید .

ویرایش : به وسیله این کلید می توانید گروه کالای خام مورد نظر خود را ویرایش کنید .

حذف : با استفاده از این کلید می توانید گروه کالایی مورد نظر خود را حذف نمایید .

خروج : برای خارج شدن از این قسمت از این کلید استفاده نمایید

کد کالای خام :

این قسمت مربوط به زیر مجموعه ی گروه های شما می باشد . در حقیقت خود کالای خام یا مواداولیه را باید در این قسمت تعریف کنید . (کلید میانبر : Ctrl + K)

همانطور که مشاهده می نمایید این قسمت از 3 بخش اصلی تشکیل شده است ؛ 1) جستجو – 2) لیست کالاهای خام
3) کلیدهای کاربردی پنجره
1) جستجو : در این بخش می توانید کالاهای خام خود را بر اساس کد ، بارکد و یا نام کالا جستجو بپردازید .
2) لیست کالاهای خام : شما می توانید اسامی لیست کالاهای خام خود را در نرم افزار وارد کرده اید را در این قسمت مشاهده  نمایید .
3) کلیدهای کاربردی پنجره : شامل کلیدهای ایجاد ، ویرایش ، حذف ، به روز رسانی ، چاپ A4 ، چاپ 8سانتی ، خروجی Excel و خروج می باشد .

ایجاد : برای ثبت کالای جدید به نرم افزار باید از این کلید استفاده کنید و به کالای خود کد جدیدی اختصاص می دهد .

کد کالا : کدیاشناسه ای می باشد که ما به کالاهای خود اختصاص می دهیم . ترجیحاً طبق گروه های خود کدگذاری نمایید
یعنی مثلاً اگر نوع کالای پروتیین شما کد 1 می باشد ، شما زیر مجموعه این گروه مانند گوشت ،مرغ و … را بین بازه ی کدی 1 تا 111 قرار دهید یا مثلاً گروه دوم شما که نامش نوشیدنی است دارای کد می باشد، پس کالاهای زیرمجموعه ی آن را مانند نوشابه ، دوغ و … را بین بازه ی کدی 111 تا 211 قرار دهید
ضمناً شما از این طریق می توانید فاصله بین گروه ها را حفظ کنید تا در آینده نیز اگر خواستید کالایی اضافه کنیددر گروه مربوطه ی خود وارد کنید و علاوه بر آن اگر شما این قضیه را به درستی رعایت کنید می توانید به تفکیک گروه دلخواه خود نیز گزارش گیری نمایید .

1)نام کالا : در این فیلد شما نام کالا یا مواد اولیه خود را وارد نمایید .
2)نوع کالا : این فیلد مربوط به گروه کالایی شما می باشد ، کد گروه مورد نظر خود را وارد نمایید . ) در صورتی که کد گروه خود را فراموش کرده اید ، می توانید از ذره بین مقابل آن استفاده کنید .
3-4)واحد خرید – واحد مصرف : در این فیلدها شما واحد خرید و مصرف خود را در فاکتور خریدتان خورده است راوارد نمایید که معمولاً کیلو یا عدد می باشند . مواردی مانند گوشت ، مرغ و … باید به صورت کیلو و مواردی مانندنوشابه ، دوغ و را باید به صورت عددیا باکس وارد نمایید .
5)ضریب مصرف : در مواردی که واحد خرید و مصرف با هم یکی باشند ضریب مصرف را 1 وارد می کنیم . در غیراینصورت مثلاً فرض کنیم نوشابه را به صورت باکسی خرید و به صورت عددی مصرف کنیم و هر باکس از 12 عددتشکیل می شود ، پس ضریب مصرف در اینجا 12 می شود . یعنی به ازای هر 12 عدد فروش بعد از تعریف آنالیزشما یک باکس از انبار شما کم می شود .
6)قیمت : در این فیلد قیمت واحد کالای خود را وارد نمایید . توجه فرمایید که قیمت نسبت به آخرین خرید شماتغییر پیدا کرده و به روز می شود . در نهایت برای ثبت تغییرات کلید پذیرش و در غیر اینصورت بازگشت راانتخاب نمایید .

لیست تامین کنندگان:
تامین کنندگان عموماً به اشخاصی اطلاق می شود که مواد اولیه مجموعه رستوران را تامین می نمایند . تعریف اطلاعات این افراد به شما این مکان را می دهد که در قسمتهای حسابداری و انبار ، پرداختهای مالی و خریدهای انجام شده مربوط به هر تامین کننده را ثبت نموده و با استخراج اطلاعات مالی مربوط به هر تامین کننده درقسمت گزارشات با آنها تسویه حساب های لازم  را انجام دهیم . (کلید میانبر : Ctrl + F )

پس از کلیک برروی دکمه ایجاد پنجره مانند تصویر زیر باز می شود .نام تامین کننده را وارد کرده و سپس دکمه پذیرش را بزنید

قیمت تمام شده کالا:
به منظورآنالیز تعریف کردن برای کالاهایتان ، همچنین بدست آوردن قیمت تمام شده آن ها از این قابلیت نرم افزاراستفاده نمایید
. در صورت تعریف کردن آنالیز ، هنگامی که شما فروشی انجام می دهید به صورت اتوماتیک کالاهای خامی که در آنالیز آورده اید کسرمی شود .
از منوی خرید انبار >>گزینه قیمت تمام شده را انتخاب کنید .

در این صفحه لیست کالایی خود را مشاهده می نمایید . برای آنالیز تعریف کردن برای هر کدام که می خواهید دوبار کلیک کرده یا دکمه ویرایش را بزنید، تا صفحه آنالیز کالایی دلخواه برایتان باز شود .

در این صفحه دو کادر وجود دارد ، کادر سمت چپ مربوط به لیست کاالاهای خام شما می باشد . مواد اولیه ای که تشکیل دهنده  کالای شما می باشد را با دو بار کلیک به کادر سمت راست انتقال دهید سپس برای هر کدام مقداردهی کنید . مقداردهی  به این طریق می باشد که در کادر سمت راست بر روی کالای کلیک کرده و در کادر مقدار مصرفی پایین صفحه
، مقدار مورد نظر را طبق واحدی که تعریف کرده اید وارد نمایید . مثالً در آنالیزچلوکباب کوبیده ، قلوه گاه به کار رفته است و در هنگام تعریف  قلوه گاه در کالای خام ، واحد آن را به کیلو واردکرده اید ، اگر 221 گرم در یک پرس چلوکباب کوبیده مصرف می شود ، می بایست 221 را تقسیم بر 1111 کرده و مقدار آن را به کیلو به دست آورده و وارد نمایید . همانند تصویر بالا .به ترتیب برای هرکدام از مواد اولیه ای که انتخاب کرده اید ، مقدار مصرفی را وارد نمایید و در نهایت کلید تاییدکنار کادر قیمت تمام شده را انتخاب کنیدسپس برای ثبت اطلاعاتی که وارد کرده اید ، کلید پذیرش درغیراینصورت کلید بازگشت را انتخاب نمایید.
* بعد ار تعریف کردن آنالیز با هر بار فروش آن کالا ، کالاهای خامی که در آنالیز آورده اید از انبار کسر می شود .

*ثبت خرید در انبارها :

حال می بایست خریدهای روزانه خود را ثبت کنیم ،برای این کار از منو: خریدو انبار – خرید ،

مرحله دوم : با زدن دکمه ایجاد ؛ فاکتور های خرید را وارد می کنیم. با این کار کالاهای خریداری شده وارد انبار می شوند.

خرید:
برای ورود اطلاعات انبار یک مجموعه در برنامه سپیدز به منظـور انبـار داری ، از طریـق خریـد مـی بایسـت اقـدام فرمایید . با ثبت هر فاکتور، سه امکان برای ما بوجود می آید یکی حساب آن فروشنده یا تامین کننده را می تـوان داشت ، دیگر اینکه کالاهای موجود در فاکتور به انبار اضافه می شوند و در آخر قیمت کالاهای خام شما به آخـرین قیمت بروزرسانی می شوند . به منظور وارد کردن موجودی اولیه انبار ها نیز از این گزینه استفاده نماییـد. کلیـدمیانبر( Ctrl + O )

1) در این قسمت شما باید اطلاعات فاکتور خرید خود مانند : شماره فاکتور دستی ، نام تامین کننده یا فروشنده وتاریخ خرید را واردنمایید . شماره خرید به طور خودکار توسط برنامه مقداردهی می شود مگر در قسمت شماره خرید شماره ای را وارد کنیم که قبالً حذف شده باشد .
2) در این قسمت در کادر بالایی گروه های کالایی تان را مشاهده می نمایید که با کلیک بر روی هر کدام ار آن هازیر مجموعه گروه تانرا در کادر پایین مشاهده می نمایید و اگر بر روی همه باشد ، همه کالاها را می توانیدمشاهده نمایید .با کلیک بر روی هر کالا ، آن را به صفحه سفارشات خود اضافه نمایید . اگر توضیح خاصی مربوط به فاکتور می باشد در کادر توضیحات وارد نمایید
3) در این قسمت شما می توانید سفارشات خود را که انتخاب کرده اید مقداردهی و قیمت دهی کنید . در کادرقیمت واحد ، شما قیمت واحد کالای خام خود را وارد نمایید و در کادر تعداد/ مقدار میزانی که در فاکتور خریدتان ثبت شده است را وارد نمایید
کادر پایین صفحه مربوط به نوع پرداخت مبلغ فاکتور خرید شما به فروشنده باتامین کننده می باشد . اگر شما مبلغ فاکتور را به تامین کننده بدهکارمی شوید ، توع پرداخت را بر روی اعتباری قرار دهید ولی اگر قرار است فاکتور را با تامین کننده تسویه کنید ، بنابر نوع پرداختتان چک یا نقدی را انتخاب نمایید . در آخر اگر فاکتورتان مبلغی به عنوان مالیات و یا تخفیف داشت آن را در کادرهای مربوطه وارد نمایید .

* در صورت انتخاب چک ، بعد از پذیرش خرید ، کادری باز شده و از شما اطلاع حساب بانکیتان را می خواهد که باید آن را وارد نمایید .
* مبالغ مالیات و تخفیف را نباید به صورت درصدی وارد کنید ، مبالغ آن ها را وارد نمایید .

ویرایش : به وسیله این کلید می توانید فاکتور خرید مورد نظر خود را ویرایش کنید .
حذف : با استفاده از این کلید می توانید فاکتور خرید مورد نظر خود را حذف کنید .

بروزرسانی : توسط این کلید می توانید خرید خود را بروزرسانی نمایید .
خروج : توسط این کلید می توانید از این قسمت خارج شوید.

*خروج از انبار:
برای ثبت حواله خروج کالایی خام خود از این قسمت استفاده نمایید .

مانطور که مشاهده می نمائید این صفحه از سه بخش اصلی تشکیل شده است :
1- جستجو 2- لیست حواله های خروج -3 کلیدهای کاربردی پنجره
1) جستجو : در این بخش شما می توانید از طریق کادرهای شماره حواله ، شماره فرعی و تحویل گیرنده به جستجوی حواله خروج مورد نظرتان بپردازید .
2) لیست حواله های خروج : حواله خروج هایی که ثبت کرده اید را می توانید در این بخش مشاهده نمائید .
3) کلیدهای کاربردی پنجره : کلیدهای ایجاد ، ویرایش ، حذف ، چاپ A4 ، چاپ 8 سانتی ، به روز رسانی وخروج قابل مشاهده می باشد .

1) در این قسمت شما باید اطلاعات حواله خروج را خود مانند : شماره حواله ، تاریخ حواله ، تحویل گیرنده ، تحویل دهنده و در صورت لزوم بارکد را وارد نمایید . شماره حواله به طور خودکار توسط برنامه مقداردهی می شود .
2)در این قسمت در کادر بالایی گروه های کالابی تان را مشاهده می نمایید که با کلیک بر روی هر کدام ار آن ها زیر مجموعه گروه تان را درکادر پایین مشاهده می نمایید و اگر بر روی همه باشد ، همه کالاها را می توانیدمشاهده نمایید . با کلیک بر روی هر کالا ، آن را به صفحه سفارشات خود اضافه نمایید .
3) در این قسمت شما می توانید سفارشات خود را که انتخاب کرده اید مقداردهی کنید . در کادر تعداد/ مقدارمیزان کالایی که می خواهیدخارج کنید را وارد نمایید . اگر توضیح خاصی مربوط به فاکتور می باشد در کادرتوضیحات وارد نمایید .

گزارشات خرید و خروج از انبار

از منوی گزارشات >>>گزارشات انبار و خرید

دراین قسمت می توانید ریز تمام گزارشات انبار و خرید را تهیه نمایید .